Easy Ms Excel 2007

Overview

Creating your Spreadsheet with MS Excel 2007 is just quite simple. Whether you are already a power user or just a beginner starting using of Excel spreadsheet for your office task, you can find out what you need in hundreds of practical examples, popular techniques, and friendly tips in this comprehensive resource. You could master the new Office's Ribbon user interface, the smart way to create formulas. You could also know how to make the enhancement of your worksheet with graphic charts and smartart tools, how ...
See more details below
Paperback
$23.62
BN.com price
(Save 9%)$25.99 List Price
Other sellers (Paperback)
  • All (6) from $18.63   
  • New (4) from $22.80   
  • Used (2) from $18.63   
Sending request ...

Overview

Creating your Spreadsheet with MS Excel 2007 is just quite simple. Whether you are already a power user or just a beginner starting using of Excel spreadsheet for your office task, you can find out what you need in hundreds of practical examples, popular techniques, and friendly tips in this comprehensive resource. You could master the new Office's Ribbon user interface, the smart way to create formulas. You could also know how to make the enhancement of your worksheet with graphic charts and smartart tools, how to summarize and consolidate your data with specific commands, how to analyse your data using pivot tables, or how to seek a properly best answer for problems using analysis solver ... and much more. If you want to really understand what and how an Excel spreadsheet can serve you, this book is the right place for you to practice.
Read More Show Less

Product Details

  • ISBN-13: 9781438992242
  • Publisher: AuthorHouse
  • Publication date: 9/10/2009
  • Language: Vietnamese
  • Pages: 336
  • Product dimensions: 8.25 (w) x 11.00 (h) x 0.70 (d)

Read an Excerpt

Easy MS Excel 2007


By Thong Ong

AuthorHouse

Copyright © 2009 Thong Ong
All right reserved.

ISBN: 978-1-4389-9224-2


Chapter One

Computer for EveryBody TIN HOC CHO MOI NGU'Ò'I

Gió'i thieu:

VE MICROSOFT EXCEL 2007

Thu'a các ban,

Microsoft Excel lá phan mem chuyên dùng cho bang tính dien tu' (Worksheet). Ban cung dong y rang dó là mot phan mem hau nhu' không thê' thieu tai van phòng làm viec cua mình. Tù' phiên ban thuo' so' khai là Excel 4.0, hãng Microsoft dã liên tuc nâng cap thành các phiên ban Excel 5.0, Excel 7.0, Excel 97, Excel 2000, Excel XP, và gan dây Excel 2003. Tat ca các phiên ban nay deu có mot giao dien hao hao giong nhau, nên ngu'òi su' dung de dàng tiep thu phiên ban mó'i du'a trên kinh nghiem phiên ban tru'ó'c.

The nhu'ng vó'i phiên ban Microsoft Office Excel 2007 (Excel Version 12), bang mot giao dien rat la lam, có the gây nhú'c dau cho ngu'oi da tù'ng su' dung Excel ! Chính ban thân chúng tôi cung ho ang hon và ngan ngo' khi tiep can lan dau vó'iExcel 2007, do vay chúng tôi thay can phai viet lai tap giáo trình nay, nhu' mot cách giúp ban doc nhanh chóng làm chu du'o'c Excel, neu máy cua ban da cài bo Microsoft Office 2007.

Tru'ò'ng hop ban dang cài bo Office XP hoac Office 2003, chúng tói khuyên ban cú' de vay mà dùng, vì các bo Office nay, theo chúng tôi, là rat thân thien và hau nhu' da dat den dinh cua su' hoan hao.

1. BO CHU'O'NG TRÌNH EXCEL 2007 :

De dùng du'o'c Microsoft Excel 2007, ban phai có mot máy vi tính vó'i cau hình tu'o'ng doi manh, vó'i he giao dien Windows XP hoac Windows Vista, có cài dat Microsoft Excel 2007 (trong bo Office 2007) dúng cách. Ngu'ò'i su' dung di nhiên da quen thao tác trên giao dien Windows. Neu có nhu cau hien thi van ban tieng Viet, can cài dat thêm bo go de go tieng Viet, ví du phan mem VietKey.

2. KHO'I DONG EXCEL 2007 :

(1) Mo máy, he Windows (các Version Windows XP hoac Vista) du'o'c nap.

(2) Kích hoat Excel bang cách:

Thông thuong, ban goi Excel qua con duo'ng chính ngach bang cach nhan Start, chon All Programs, chon Microsoft Office, roi chon Excel 2007 theo hình du'ó'i trái.

Neu Excel vù'a du'oc su' dung tru'ó'c dó, thì khi goi Start, trong Start Menu thu'ò'ng có san bieu tu'o'ng Excel trong do nhu' hinh trên phai, ban nhap vào de kích hoat.

* Viec Excel nam trong nhánh nào cua Start Menu thì phai tùy vào thu'c te cua he Windows trên máy mà ban dang dùng.

Hoac neu da có tao mot Shortcut cho Excel 2007 trên màn hình Desktop nhu' hình sau thi bán nhap dup vào bieu tu'o'ng nay hoac nhap chon nó roi Enter.

* Ve cách làm the nào de tao Shortcut trên Desktop cho mot ú'ng dung, xin xem các tái lieu Giao dien do hoa Windows.

* Neu ban chu'a tien xem các tài lieu Windows, hay nhan nút Start, chon All Programs, chon Microsoft Office, rà den Microsoft Excel, roi nhan nút phai chuot (right click) de goi Menu di dong, trong dó chon Send To -> Desktop nhu' hình sau.

3. MÀN HÌNH EXCEL 2007 KHI VÙ'A KHO'I DONG :

Sau khi du'o'c nap, màn hình Excel 2007 có dáng dap gan nhu' trên, là cua bo Excel 2007, du'ó'i môi tru'ò'ng Windows Vista, du'o'c dùng de soan sách nay, thu'c te có the khác dôi chút, nhu'ng không anh hu'o'ng nhieu den viec lap và xu' ly bang tính cua ban.

Bang tính Excel du'o'c to chú'c nhu' mot quyen tap (workbook) gom nhieu trang (goi là worksheet), ngam dinh có 3 sheets (có the thêm bó't). Moi Sheet gom nhieu hang (Row) dánh so 1, 2, 3 ..., moi hàng có nhieu cot (Column) ky hieu A, B, C ... Khu vu'c giao nhau giu'a hàng và cot táo thành mot ô goi là Cell. Trong Cell có the chú'a tri so, van ban, hoac tri công thú'c.

Vó'i màn hình trên dây:

1. Dóng trên cùng goi là Title Bar (thanh tiéu dé) d dó có tén tái liéu (Book1) vá tén cúa ú'ng dung (Microsoft Excel), bên trái có bieu tu'o'ng Office Button hình tròn, mà khi nhap chuot vào dó se bày ra Menu (hình sau) vó'i các linh nhu' New, Open, Save, Save As, Print ... den Close, neu nhap vào nút Exit Excel, ban dóng các bang tính dang xu' ly dong thò'i ket thúc Excel.

2. Bên trái Title bar là thanh Quick access toolbar, chú'a các công cu thu'ò'ng su' dung nhu' Save, Undo ... Ban có the gan thêm hoac bo bót các bieu tu'o'ng tùy thích. Bên phai Title bar là các nút Minimize (thu nhó), Maximize (phóng ló'n) và Close (dóng).

3. Dòng thú' hai là mot Ribbon (dai ru bang) gom nhieu Tab (tù' Home den View), Ribbon du'o'c thiet ke nham giúp ngu'ò'i su' dung nhanh chóng tìm các linh can thiet de hoàn thành công viec. Trong moi Tab, các linh du'o'c ket thành tù'ng nhóm goi là các Group. Ví du trong Tab Home có các Group Clipboard, Font v.v ... Ribbon có tính thun gian cánh cup cánh xoè, khi cu'a so Excel no' rong thì các Group bày ra du các linh con, neu thu hep cu'a so thì các Group co cum lai, nhap vào mó'i xoè ra.

De do roi mat, mot so Tab có thé du'o'c Excel giau bó't di, chi bày ra trong tình huong thích ho'p. Ví du Tab Format cúa Picture Tools hoac Tab Format cua Drawing Tools chi xuat hien khi doi tu'o'ng liên he là Picture hay AutoShape dang du'o'c chon.

Neu ban chon mot Ribbon Tab bat ky (ví du Tab Home) roi nhan nút phai chuot de mo Menu di dong, xong chon Minimize the Ribbon thì phan Ribbon du'o'c thu gon lai chi còn tên các Tab mà thôi, các Group deu bi che nhu'o'ng cho cho bang tính.

Khi dòng Ribbon dang du'o'c thu gon, ban thao tác tu'o'ng tu' se bung ra nhu' cu.

Thao tác nhap dúp vào mot Tab bat ky cua Ribbon (hoac bam Ctrl-F1) cung thu gon Ribbon neu dang hien các Group, và ngu'o'c lai, bày ra các Group neu dang thu gon. Viec thu gon dai Ribbon không anh hu'o'ng den viec xu' ly bang tính, vó'i Ribbon dang thu gon, ban có the nhap vào mot Tab nào dó, các Group trong Tab sé hien ra, ban su' dung tùy y, sau dó Ribbon tu' dong thu lai. Không thay cách nào de xóa bo hoac thay Ribbon bang các Menu và Toolbar nhu' trong Excel cua các phiên ban tru'o'c.

Ghi chú : Ribbon du'o'c to chú'c theo he thong gom 3 cap :

1. Tabs: Các go Tab giang ngang phía trên. Moi Tab chú'a bieu tu'o'ng các linh liên quan den mot linh vu'c thao tác.

2. Groups: Trong Tab có nhieu Group (nhóm), mot Group tap ho'p các công viec liên he vó'i nhau. Trong Group có nhieu Commands (linh), ví du Group Font cua Tab Home chú'a bieu tu'o'ng dùng vào muc dích trình bày nhu' dóng khung, chon Font chu', co' chu', màu chu', dáng chu' ... Tu'o'ng tu', Group Alignment thì gom các bieu tu'o'ng canh biên, chù'a le v.v.... Neu góc du'o'i phai cua mot Group co bieu tu'o'ng Dialog Box Launcher [??] thì khi nhap ch uot vào dó se mo hop thoai tu'o'ng ú'ng, ví du hop thoai Format Cells - Font de dinh dang Font chu, hop thoai Format Cell - Alignment de dinh dang doan v.v....

3. Commands: Mot Command có the du'o'c bieu hien du'o'i dang mot nút (button), neu có thêm nút [down arrow] bên canh thì dùng mo' hop thoai de chon, hoac mo menu tiep theo.

Khi nhap bieu tu'o'ng Office Button (hình tròn), Excel se bày ra Menu vó'i các linh tù' New den Close nhu' trên.

Nút Excel Options dùng quy dinh các tùy chon khi su' dung Excel và cách thao tác khi nhap so lieu. Excel 2007 thu'o'ng dinh san khá nhieu chú'c nang dieu chinh tu' dong, tuy khá thông minh nhu'ng dôi khi lám ban bu'c mình vì quá lém linh. Nút Excel Options se giúp ban chi dinh các tùy chon theo y mình.

Nút Exit Excel thì dóng các bang tính hien hánh dong thò'i ket thúc Excel.

4. Thanh doc bên phai khu vu'c bang tính goi la Vertical Scroll bar (thanh tru'o't doc) dùng de tru'o't lên hoac xuong theo chieu doc bang cách nhap vào mui tên lên hay mui tên xuong cua thanh nay, hoac rê khoi vuông trong thanh tru'o't. Thanh ngang phía du'ó'i khu vu'c bang tính là Horizontal Scroll bar (thanh tru'o't ngang) dùng tru'o't qua hay lai theo chieu ngang.

5. Bên trái gan thanh tru'o't ngang là các gó' Sheet Tab, thao tác trên Sheet nào thì nhap chuot vào gò' Sheet dó. Bieu tu'o'ng Insert Worksheet dùng de chèn thêm mot Sheet mó'i. Dàn nút Sheet navigator bên trái dùng de cuon các gò' Sheet Tab qua lai, trong tru'ò'ng ho'p bang tính có nhieu Sheet khong nhìn thay het trong vùng Sheet Tab.

6. Dòng phía du'ó'i cùng là Status bar (thanh tình trang) trên dó cho biet mot so chi tiet ve bang tính dang thu'c hien.

* Bên trái cho biet tình trang hien hành cua bang tính là Ready (san sàng) hoac Edit (dang hieu dính).

* Vùng ke tiep hien thi các so tóm lu'o'c cua khoi Cell dang chon nhu' so trung binh, so dem, và tong.

* Khoang giu'a là dàn nút chon che do hien thi cho tài lieu: (1) Normal là cách nhìn bình thu'o'ng và quen thuoc, (2) Page Layout nhìn tài lieu gan giong nhu' khi in ra giay, và (3) Page Break Preview cho phép chi dinh phai ngat trang o' vi trí nào. Thông thu'o'ng, ban nên chon che do Normal vì de thao tác.

* Sát bên phai là thanh tru'o't Zoom, dùng dieu chinh ló'n nho cho kích co nhìn cua tài lieu, nhap vào các nút se tang hoac giam 10%.

4. KHÁI NIEM VE BANG TÍNH EXCEL

4.1 VAI TRÒ BANG TÍNH

Microsoft Excel là mot phan mem cu'c manh dùng de to chú'c, phân tích, và trình bày so lieu. Microsoft Excel gom có 5 chú'c nang chình :

(1) Worksheet (Bang tính) Nhap, lu'u tru', phân tích, tính toán trên so lieu.

(2) Chart (Do thi) Bieu dien so lieu du'o'i dang do thi.

(3) Database (Co' so du' lieu) Quan ly so lieu có khoi lu'o'ng lon.

(4) Macro (Linh vi mô) Tu' dong hóa các công viec can lap lai nhieu lan

(5) Advanced Formatting Graphics Tao lap các báo bieu chuyên nghiep (Dinh dang và do hoa cao cap)

Bang tính Excel là mot loai tài lieu có kha nang bien doi nhu'ng noi dung thông tin hon don tro thành mot tap hop so lieu có to chú'c. Bang tính du'o'c bo trí trong mot tap sách (Workbook) gom nhieu trang (Worksheet), moi trang là mot bang phân chia thành các cot (Columns) và hàng (Rows) lap thành nhu'ng do'n vi xu' ly du'o'c goi là ô (Cells), ngu'o'i ta có the nhap váo Cell các dang so lieu khác nhau nhu' van ban (text), tri so (number), công thú'c (formula) hay ngáy giò' (date and time). Chúng ta có the sao chep (Copy) hay di chuyen (Move) so lieu tù' Cell nay sang Cell khác bang cách ban hành các linh thích hop qua bàn phím hoac rê chúng tù' noi nay den tha xuong noi khác bang thiet bi chuot. The manh cua bang tính dien tú' lá các cóng thú'c (Formula). fló có thé lá nh~ng biéu thú'c toán hqc (só hqc hay dái só) hoác biéu thú'c xú' ly chuói (ghép nói, cát, trích dgan ...) hay biéu thú'c luan ly (Logic hay Boolean). Bieu thú'c trong công thú'c bao giò' cung cho mot tri và dó là tri linh hoat luôn phan anh tình hình thu'c tai cua bang tính. Khi mot thành phan lien quan den công thú'c du'o'c (hay bi) thay doi, thi tri cua công thú'c lap tú'c tu' dong diéu chinh theo. Chúng ta có the sap xep so lieu trong bang tính theo trât tu' can khai thác, thu'c hien các phép phân tích hay tong hop. Neu can, có the bo cuc thành dàn bài phân ra tu'ng dang cap cho các dòng trong bang tính. Ngoài ra còn có the liên ket so lieu giu'a các bang tính voi nhau, tao thành mot the thong nhat giu'a hai hoac nhieu bang tính trong cùng môt co' so du' lieu, de cho khi thay doi so lieu trong bang tính nay, thì bang tính khác cung dong thoi bien chuyen theo. Trong tru'ong hop can thiet, thông qua chú'c nang Visual Basic Editor, ngu'oi ta có the lap trình bang ngôn ngu' Excel Basic de xu' ly tu' dong thay cho nhu'ng loat thao tác thu công, hoac can thiep sâu ho'n vào quá trình tính toán o hau tru'ong.

4.2 MOT SO MINH HOA

Du'oi dây là minh hoa cho mot vài bang tính don gian :

Bang tính thu'ong can du'o'c in an ra phuc vu ngu'oi su' dung. Viec trình bày và dinh dang cho bang tính cung nhu' xem thu' tru'ó'c khi in là mot thu'c te can thiet nhu'ng rat de dàng. So lieu trong bang tính có the dùng de tao ra các do thi, môt dang thông tin de tiep nhan và ít nhú'c dau.

5. CO' CAU CUA MOT BANG TÍNH :

Bang tính Excel 2007 du'o'c xem nhu' mot quyen tap (Workbook) gom tu' 1 den toi da bao nhiêu to (Worksheet) chu'a xác dinh du'o'c, ve ly thuyet thì toi da 255 to, nhu'ng tôi da thu' toi 4.096 to van khong thay cu' nu' gì, không dám thu' thêm vì so máy diec (chú' Excel chu'a diec). Moi Sheet xem nhu' mot trang giay ke ô gom 16.384 cot (tú'c 128^2 Columns) và 1.048.576 hàng (tú'c 1.024^2 Rows). Khu vu'c giao nhau giu'a mot cot và mot hàng thì goi là Cell (ô), nhu' vay moi Sheet có tat ca:

1.048.576 Háng x 16.384 cot = 17.179.869.184 Cells

còn trong mot Workbook neu có 4.096 Sheet thì có

17.179.869.184 Cells x 4.096 to = 70.368.744.177.664 Cells

Trong Cell thì chú'a so lieu và Cell là don vi co so de xu' ly cua bang tính. Moi Cell có the chú'a du'o'c mot chuoi den 32.767 ky tu' (tu'o'ng du'o'ng 7 trang giay dánh máy). Neu dân so nu'oc ta cho là 80 trieu, so lieu moi ngu'oi ghi trong mot Cell thì chi can 1 Workbook trong dó có 1 Worksheet là du' sú'c qua cau.

Các Worksheet du'o'c dat tên ngam dinh bat dau là Sheet1, den Sheet2, Sheet3, v.v ... Ngu'oi dùng có the su'a lai tên cho các Sheet neu muon.

Các cot du'oc dat nhan tu' trái sang phai, bat dau là cot A tiep theo là cot B, C, ... cho den Z. Lien sau cot Z, la các cot AA, AB, ... den AZ, roi BA, BB, ... den BZ, ... roi ZA, ZB, ... den ZZ, tiep theo là AAA, AAB, ... den AAZ, roi ABA, ABB, ... den ABZ, cú' vay cho den XEA, XEB, ... XEZ và nhóm cuoi cùng là XFA, XFB, XFC và XFD là du 16.384 cot.

Các hàng du'o'c dánh so lien tuc tu' trên xuong, tù' hàng 1 den hàng 1.048.576.

Neu ngu'oi su' dung không quen voi cách dat nhan A, B, C, ... cho cot, thì có the chon so thú' tu', liên tuc tu' 1 den 16384 tính tù' bên trái tro di. Tuy nhiên cách nay se gap khá nhieu bat tien khi tham chieu den dia chi các Cell nên chúng tôi không khuyen khích dùng trong giáo trình nay.

De phân biet Cell nay voi Cell khác trên cùng mot Sheet (trong so hon 17 ty Cells cua mot Sheet), moi Cell deu co mot dia chi (Cell Address). Dia chi Cell du'o'c lap thành bang cách :

* Neu chon cách goi cot bang các nhan A, B, C.... : Dia chi Cell gom ky hieu cot và so hieu hàng, ví du Cell A130, B747, Z27, X30, v.v... Và Cell cuoi cùng trong mot Sheet là Cell XFD1048576.

* Neu goi cot bang so thú' tu' tù' 1 den 16384 : Dia chi Cell có dang RnCm (tú'c Row nào, Column nào), ví du R1C1, R5C7 v.v... và Cell cuoi cùng cua mot Sheet là R16384C1048576.

* Ca 2 tru'o'ng hop, dia chi Cell không phân biet chu hoa hay chu' thu'o'ng.

De phân biet Cell nay voi Cell khác giu'a các Sheet (trong so ho'n 4.096 Sheet cua mot Workbook), phai ghi dia chi Cell lien sau tên Sheet noi voi nhau bang dau cham than. Ví du Sheet3!B12 là Cell nam trên cot B hàng 12 cua Sheet3.

Trong giáo trình nay chúng tôi không áp dung kieu dia chi RnCm. Neu ban gap phai mot bo Excel nào mà khi lên màn hình, các cot deu mang so thay vì chu, thì ban hay nhan Office Button, chon Excel Options, Formulas, du'ói muc Working with Formulas ban nhap tat muc [x] R1C1 Reference Style (xem hình sau), xong OK.

6. SO LIEU TRONG BANG TÍNH :

Ban du'a so lieu hay công thú'c vào bang tính bang cách nhâp vào các Cell nhu'ng noi dung mà ban can. Noi dung Cell có the là van ban (Text), tri so (Numbers), hay công thú'c (Formulas). Excel tu' dong tính lai giá tri cho các công thú'c moi khi bán thêm hay su'a doi so lieu trên bang tính. Hình thú'c bieu dien thông tin bên trong các Cell cung de dàng dieu chinh ve kích co (Size), kieu dáng (Style), hay màu sac (Color). Bán cung có the gan vào bang tính các doi tu'o'ng do hoa (Graphic Objects) nham tô diem thêm cho bang tính cua ban. Ban còn có the liên ket (Link) các bang tính lai voi nhau, ví du nhu' liên ket so lieu cua các báo cáo hàng tháng de san xuat ra báo cáo cuoi quy hay cuoi nam. Và trong tru'ó'g hop nay, nhu'ng su'a doi thu'c hien trên các bang tính hang tháng se su'a doi luôn ca so lieu tu'o'ng ú'ng liên he trong bang tính cua quy hay cua ca nam.

(Continues...)



Excerpted from Easy MS Excel 2007 by Thong Ong Copyright © 2009 by Thong Ong. Excerpted by permission.
All rights reserved. No part of this excerpt may be reproduced or reprinted without permission in writing from the publisher.
Excerpts are provided by Dial-A-Book Inc. solely for the personal use of visitors to this web site.

Read More Show Less

Customer Reviews

Be the first to write a review
( 0 )
Rating Distribution

5 Star

(0)

4 Star

(0)

3 Star

(0)

2 Star

(0)

1 Star

(0)

Your Rating:

Your Name: Create a Pen Name or

Barnes & Noble.com Review Rules

Our reader reviews allow you to share your comments on titles you liked, or didn't, with others. By submitting an online review, you are representing to Barnes & Noble.com that all information contained in your review is original and accurate in all respects, and that the submission of such content by you and the posting of such content by Barnes & Noble.com does not and will not violate the rights of any third party. Please follow the rules below to help ensure that your review can be posted.

Reviews by Our Customers Under the Age of 13

We highly value and respect everyone's opinion concerning the titles we offer. However, we cannot allow persons under the age of 13 to have accounts at BN.com or to post customer reviews. Please see our Terms of Use for more details.

What to exclude from your review:

Please do not write about reviews, commentary, or information posted on the product page. If you see any errors in the information on the product page, please send us an email.

Reviews should not contain any of the following:

  • - HTML tags, profanity, obscenities, vulgarities, or comments that defame anyone
  • - Time-sensitive information such as tour dates, signings, lectures, etc.
  • - Single-word reviews. Other people will read your review to discover why you liked or didn't like the title. Be descriptive.
  • - Comments focusing on the author or that may ruin the ending for others
  • - Phone numbers, addresses, URLs
  • - Pricing and availability information or alternative ordering information
  • - Advertisements or commercial solicitation

Reminder:

  • - By submitting a review, you grant to Barnes & Noble.com and its sublicensees the royalty-free, perpetual, irrevocable right and license to use the review in accordance with the Barnes & Noble.com Terms of Use.
  • - Barnes & Noble.com reserves the right not to post any review -- particularly those that do not follow the terms and conditions of these Rules. Barnes & Noble.com also reserves the right to remove any review at any time without notice.
  • - See Terms of Use for other conditions and disclaimers.
Search for Products You'd Like to Recommend

Recommend other products that relate to your review. Just search for them below and share!

Create a Pen Name

Your Pen Name is your unique identity on BN.com. It will appear on the reviews you write and other website activities. Your Pen Name cannot be edited, changed or deleted once submitted.

 
Your Pen Name can be any combination of alphanumeric characters (plus - and _), and must be at least two characters long.

Continue Anonymously

    If you find inappropriate content, please report it to Barnes & Noble
    Why is this product inappropriate?
    Comments (optional)